Как оптимизировать расходы на командировки?!

1200

Деловые поездки — одна из важнейших статей расходов компании, идущая сразу после затрат на персонал и аренду помещений. Строгий контроль этой сферы деятельности сотрудников позволит на 20–30 % снизить издержки, не сокращая числа командировок и не урезая финансирования командированных. Как же добиться таких результатов?

Определите стратегические принципы организации командировок

Самое главное — получить максимальную отдачу от пребывания менеджеров в командировках. Приоритеты такие: результативная работа в отъезде и быстрое возвращение в офис.

Вы должны заранее определить основные планы менеджеров на командировки и сделать их как можно более насыщенными. Рассчитывайте маршрут так, чтобы за одну поездку каждый сотрудник наладил как можно больше контактов.

Еще одно важное обстоятельство: рабочие процессы не должны страдать, пока сотрудник в отъезде. Введите «график отсутствий» на корпоративном электронном портале. В нем отображайте все плановые поездки минимум на неделю вперед: имя, даты отсутствия и место командировки.

Виртуальные переговоры

Если нет необходимости физического присутствия менеджера на переговорах, например в другой стране, или вы ограничены в бюджете, можно использовать виртуальные переговоры. Благодаря современным разработкам решение деловых задач во многом перестало зависеть от государственных границ, расстояний или тарифов на авиаперелеты. Системы позволяют в любой момент пообщаться с зарубежными коллегами или партнерами с полным ощущением личного присутствия за одним круглым столом. По всему миру разбросано огромное количество публичных и частных комнат «виртуального телеприсутствия», которые можно использовать, например, для демонстрации нового продукта или проведения презентации.

Назначьте ответственного

За организацию командировок должен отвечать офис-менеджер. Он планирует поездки, подбирает время отправления, заказывает самые экономичные билеты и гостиницу оформляет визы.

При планировании командировок главное — как можно раньше сообщить офис-менеджеру о предполагаемой поездке и оформить заявку.

Готовьтесь заранее. Оптимальный срок подачи заявки на командировку — две недели до поездки. Иногда удается его соблюдать, но часто из‑за различных форс-мажорных обстоятельств, например ради встречи со стратегически важным клиентом, приходится подавать заявку за пару дней до отъезда. И в этом случае наличие одного человека, который владеет полной информацией и всеми контактами для организации деловой поездки, является большим преимуществом. Это позволяет качественно подготовиться к командировке даже в очень сжатые сроки.

Определите лимит расходов на командировку

В компании должны быть установлены лимиты на командировки по России. Необходимо просчитать средние расходы на деловую поездку, которые позволяют менеджерам чувствовать себя комфортно, и ни к чему их превышать.

Исходя из этой информации и количества необходимых деловых поездок формируется бюджет компании на командировки.

Контролируйте расходы и отчетность

Вам, как руководителю, следует контролировать поездки сотрудников и обоснованность расходов. Менеджеры должны знать, какие документы нужно сдать для отчета о командировке. Это нужно закрепить в положении о командировках, где указываются лимиты поездок и весь порядок действий при их оформлении. После поездки сотрудники обязаны сдать документы (билеты и счета) офис-менеджеру.

По результатам командировки менеджеры по продажам должны предоставить  отчет о проделанной работе, в котором подробно описывают результаты встреч и переговоров.

По итогам командировки авансовый отчет составляет бухгалтерия, это надежнее.